این سیستم که قابل دسترس کاربران امور اداری و بخش دبیرخانه خواهد بود اطلاعات مربوط به ادارات و موسسات، شرکتها، ‌و افراد طرف مکاتبه شرکت شامل ( نام، آدرس، تلفن، فاکس، نام رابط، ... ) جمع آوری گردیده و نامه های ارسالی به آنها و یا دریافتی از آنها با طبقه بندی خاص مورد نظر ( موضوعی، الفبائی ، ... ) در کامپیوتر ثبت و در مواقع لزوم به سرعت قابل دستیبابی و پی گیری و ثبت نوع اقدام، ‌و تغییرات،‌تصمیمات، فرد ارجاع شده خواهد بود . نامه های ارسالی با فونتهای دلخواه و تحت برنامه های عمومی میتواند تهیه شود . امکانات و گزارشاتی بشرح زیر قابل دستیابی خواهد بود .
1- امکان ثبت و نگهداری سوابق طرف مکاتبات از قبیل مشخصات و یا رابط ،‌ نوع فعالیت، آدرس، تلفن و ...
2- امکان ثبت و طبقه بندی نامه های وارده و یا صادره

3- امکان طبقه بندی براساس موضوع، موسسه طرف مکاتبه و ...
4- امکان و پی گیری نامه ها و ثبت زمان، تاریخ و نتیجه پیگیری و زمان احتمالی و پیگیری آتی .
5- امکان دستیابی به مشخصات نامه هائی که کلمه و یا کلمات خاص مورد نظر در خلاصه متن و یا موضوع نامه بکار رفته است .
6- امکان دستیبابی به مشخصات نامه هائی که به اداره، شرکت، و یا فرد خاص ارسال گردیده .
7- امکان دستیابی به مشخصات نامه هائی که از اداره، شرکت ، و یا فرد خاصی رسیده است .
8- امکان چاپ مشخصات و آدرس روی پاکت .
9- تهیه گزارشات متنوع بر اساس مشخصات انتخابی توسط کاربر .